Đặt xe cho công ty: thông tin báo giá, hóa đơn và xác nhận dịch vụ
Đặt xe cho công ty thường có thêm một bước: người đi xe, người duyệt chi và người nhận hóa đơn có thể là ba người khác nhau. Chuẩn bị một yêu cầu rõ ràng giúp các bên kiểm tra cùng một nội dung, hạn chế việc phải sửa lại báo giá sát ngày đi.
Đọc hướng dẫn
Điểm chính trước khi bạn đọc
Gom lịch trình và số khách vào một yêu cầu.
Báo nhu cầu hóa đơn ngay khi hỏi giá.
Có một người đầu mối xác nhận thay đổi.
Chốt nhu cầu sử dụng trước khi xin báo giá
Bạn nên ghi mục đích chuyến đi, ngày giờ, điểm đón trả và số người. Chuyến đưa nhân sự ra sân bay sẽ khác chuyến tiếp khách, tham quan hoặc di chuyển qua nhiều địa điểm. Nếu có giờ họp hay giờ cần có mặt, hãy nêu rõ để tổng đài kiểm tra phương án phù hợp.
Với lịch nhiều ngày, tách các chặng theo ngày và đánh dấu phần nào còn dự kiến. Hành lý, thiết bị làm việc hoặc đồ sự kiện cũng cần mô tả. Tên gọi xe 9, 11 hay 16 chỗ chỉ là bước tham khảo; mẫu xe và cấu hình phục vụ cần được xác nhận theo yêu cầu.
Để người duyệt chi đọc được cùng một báo giá
Một bản yêu cầu nên thể hiện loại dịch vụ, lịch phục vụ, điểm đón trả, số khách và các điểm dừng đã biết. Khi so sánh phương án, hãy kiểm tra chúng có cùng phạm vi hay không. Một mức tiền cho chuyến một chiều không thể dùng để so trực tiếp với xe chờ cả ngày.
Nếu công ty cần báo giá theo mẫu nội bộ hoặc cần trao đổi về hợp đồng, chứng từ, bạn hãy báo trước để Ngọc Hà Travel kiểm tra khả năng cung cấp. Không nên coi một tin nhắn hỏi giá là đã chốt đầy đủ điều kiện phục vụ, thanh toán hoặc hồ sơ của chuyến.
Báo yêu cầu xuất hóa đơn ngay từ đầu
Ngọc Hà Travel có xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp và cá nhân. Giá niêm yết chưa bao gồm VAT 8%. Khi hỏi chuyến, hãy nói rõ nhu cầu nhận hóa đơn để tư vấn viên hướng dẫn thông tin cần cung cấp và xác nhận tổng tiền phù hợp với dịch vụ bạn đặt.
Người phụ trách nên chuẩn bị tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và đầu mối nhận hóa đơn theo thông tin hiện hành của công ty. Hãy kiểm tra lại với bộ phận kế toán rồi gửi qua kênh trao đổi phù hợp; yêu cầu nội dung và thời điểm xuất được thống nhất với tư vấn viên, không tự suy đoán từ một bảng giá.
Làm rõ các khoản cần xác nhận
Phí cầu đường, nếu có, được tổng đài báo ngay từ đầu; nếu không được báo thì mặc định không thu khoản này. Phạm vi đón trả và phụ thu ngoài khu vực được kiểm tra theo địa chỉ. Đồ cồng kềnh, số lượng hành lý và yêu cầu riêng của đoàn nên gửi trước khi nhận xác nhận cuối.
Với lịch trình còn khả năng kéo dài hoặc đổi điểm, hãy hỏi cách liên hệ để xác nhận lại phương án và chi phí. Không có một mức phí chờ hay phụ phí chung trong bài này để áp cho mọi chuyến. Các điều kiện cụ thể phải được trao đổi theo lịch phục vụ đã thống nhất.
Thống nhất người đầu mối và kiểm tra trước ngày đi
Công ty nên chỉ định một đầu mối gửi thay đổi, đồng thời cung cấp số liên hệ của người đi xe khi cần. Trước chuyến, đối chiếu lại ngày giờ, vị trí gặp, số khách, hành lý, loại xe và chi phí. Ngọc Hà Travel hoạt động từ 04:00 đến 22:00; thời điểm phục vụ cụ thể cần được xác nhận.
Chính sách đổi hoặc hủy chuyến không mất phí. Tuy nhiên, chuyến ngày lễ hoặc cuối tuần đông khách có thể cần cọc giữ chỗ và khoản cọc không được hoàn nếu hủy. Mức cọc được tư vấn theo tuyến và chi phí. Người đặt nên báo điều kiện này cho người duyệt chi trước khi chuyển cọc.
Những câu hỏi thường gặp
Ngọc Hà Travel có xuất hóa đơn cho công ty không?
Có. Bạn hãy báo nhu cầu khi hỏi xe để được hướng dẫn thông tin và xác nhận tổng tiền; giá niêm yết chưa bao gồm VAT 8%.
Nhận báo giá có nghĩa xe đã được xác nhận chưa?
Chưa. Bạn cần thống nhất lịch trình, phương án xe, chi phí và nhận xác nhận chuyến.
Công ty cần hồ sơ theo mẫu riêng thì làm thế nào?
Hãy gửi yêu cầu cho tư vấn viên kiểm tra trước khi chốt. Khả năng cung cấp và nội dung cụ thể cần được thống nhất, không mặc định từ bài hướng dẫn.
Trao đổi lịch trình và nhu cầu của nhóm
Bạn gửi điểm đón trả, ngày giờ, số người và hành lý để tư vấn kiểm tra phương án. Nếu cần đi hai chiều hoặc xuất hóa đơn, hãy báo cùng lúc để làm rõ tổng tiền.
Gửi yêu cầu để được tư vấn; chuyến đi và tổng tiền cần được xác nhận qua tổng đài hoặc Zalo.
.jpg){kind=link}
