Đặt xe sân bay thường xuyên cho công ty: mẫu bảng theo dõi chuyến và đối soát
Công ty có nhiều chuyến sân bay trong tháng sẽ dễ nhầm khi thông tin nằm rải rác ở các cuộc trò chuyện. Một bảng theo dõi gọn giúp phân biệt yêu cầu mới, chuyến đã xác nhận và chuyến đã hoàn thành. Đây là cách quản lý nhu cầu, chưa phải thỏa thuận công nợ hoặc hợp đồng tháng.
Đọc hướng dẫn
Điểm chính trước khi bạn đọc
Tạo một dòng cho mỗi chuyến
Ghi rõ trạng thái xác nhận
Đối chiếu tổng tiền thực tế
Mỗi chuyến có một dòng riêng
Ghi ngày, người đi, mã chuyến bay, điểm đón trả, số khách và hành lý. Thêm mã nội bộ nếu công ty dùng để phân bổ chi phí. Không gộp nhiều lượt chỉ bằng tên nhân viên, vì cùng một người có thể đi nhiều lần với lịch khác nhau.
Dữ liệu cá nhân nên giới hạn ở phần cần thiết cho điều phối. Không để bảng công khai chứa giấy tờ hoặc thông tin không phục vụ việc đặt xe. Người trong công ty được xem bảng cần phù hợp với nhiệm vụ, tránh chia sẻ rộng chỉ để tiện trao đổi.
Phân biệt trạng thái yêu cầu và xác nhận
Nên có các trạng thái rõ như đang hỏi, đã xác nhận, đã thay đổi, hoàn tất hoặc hủy. Một dòng được thêm vào bảng không có nghĩa nhà xe đã nhận. Người phụ trách cần ghi lại ngày xác nhận và đầu mối trao đổi để truy lại khi cần.
Khi nhân viên đổi chuyến bay, cập nhật dòng liên quan và báo bên xe. Đừng chỉ sửa bảng nội bộ rồi cho rằng tư vấn đã biết. Nếu có nhiều người có quyền sửa, cần thống nhất ai chịu trách nhiệm gửi phiên bản cuối ra ngoài.
Tách dự toán và tiền thực tế
Ghi riêng báo giá ban đầu, khoản thay đổi đã được thống nhất và tổng tiền cuối. Nếu có khác biệt, kèm ghi chú ngắn về lý do thay vì tự ghi một con số mới không có căn cứ. Cách này giúp kế toán đối chiếu đúng chuyến khi tổng hợp.
Thông tin hóa đơn nên được công ty kiểm tra và gửi qua kênh phù hợp. Không tự mặc định nhà xe cấp hạn mức, công nợ hoặc thanh toán cuối tháng. Những điều kiện này chỉ áp dụng khi hai bên có thỏa thuận cụ thể; bảng theo dõi không thay thế thỏa thuận đó.
Đối soát theo những chuyến đã hoàn thành
Trước kỳ tổng hợp, kiểm tra các chuyến đã thực hiện, chuyến hủy và khoản cọc nếu có. Không lấy số yêu cầu đặt làm số chuyến hoàn tất. Với khoản chưa rõ, trao đổi cùng đầu mối phụ trách và giữ nội dung xác nhận để làm căn cứ.
Sau một thời gian sử dụng, công ty có thể xem các nhu cầu lặp lại để chuẩn bị tốt hơn, như giờ thường đi hoặc loại hành lý phổ biến. Không nên biến nhận xét nội bộ thành lời quảng cáo chất lượng nếu chưa có chứng cứ và quyền sử dụng thông tin khách hàng.
Trao đổi với Ngọc Hà Travel trước khi chốt xe
Ngọc Hà Travel phục vụ trong khung 04:00–22:00. Khi liên hệ tổng đài 1900 0298 hoặc Zalo 0977 577 895, bạn gửi ngày đi, điểm đón trả, số người, hành lý và yêu cầu riêng của chuyến. Tư vấn viên kiểm tra phương án rồi xác nhận; một tin nhắn hỏi giá chưa phải thông báo đã có xe.
Giá niêm yết chưa gồm VAT 8%. Phí cầu đường, nếu có, được tổng đài báo từ đầu; nếu không báo thì mặc định không mất khoản phí cầu đường. Các yêu cầu về khu vực đón trả, hành lý hoặc trẻ em cần được trao đổi riêng. Đừng suy một khoản phí đã được miễn ở chuyến trước sẽ áp dụng cho mọi chuyến sau.
Những câu hỏi thường gặp
Ngọc Hà có mặc định thanh toán cuối tháng cho công ty không?
Không. Điều kiện thanh toán hoặc công nợ phải được hai bên thỏa thuận riêng.
Nhân viên sửa giờ trong bảng thì nhà xe đã nhận thay đổi chưa?
Chưa chắc. Cần thông báo và nhận xác nhận từ bên xe.
Đối soát nên dựa trên số yêu cầu hay chuyến thực hiện?
Dựa trên trạng thái thực tế, tách rõ chuyến hoàn tất, hủy và thay đổi đã thống nhất.
Kiểm tra phương án xe cho chuyến của bạn
Gửi ngày bay, điểm đón trả, số người và hành lý để tư vấn xác nhận phương án cùng tổng chi phí.
Gửi yêu cầu để được tư vấn; chuyến đi và tổng tiền cần được xác nhận qua tổng đài hoặc Zalo.
Thông tin tham khảo
Nguồn dùng để đối chiếu thông tin trong bài. Điểm hẹn, dịch vụ và điều kiện áp dụng cần được xác nhận theo thời điểm bạn đi.
